Rejestr preparatów mikroskopowych

Wzrost ilości preparatów z czasem wymusza konieczność utworzenia ich spisu. Papierowy na potrzeby dokumentacyjne oraz ewentualnie elektroniczny dla łatwiejszego wyszukiwania. Właśnie przekroczyłem "cienką czerwoną linię" i zmuszony jestem do założenia (na razie) papierowej wersji. Przy stu czy dwustu preparatach można to jeszcze ogarnąć, potem jest coraz trudniej a i o pomyłkę z numerowaniem nietrudno.
Wymyśliłem to sobie tak jak w załączniku (dodałem jeden wpis dla jasności) ale chętnie poznam opinię tych, którzy prowadzą taką dokumentację. Wydaje się, że ten temat nigdy nie był poruszony na forum.

Każdy pracuje w specyficznych dla siebie warunkach więc trudno coś radzić, nawet trudno tak się od razu zrozumieć poprzez Forum.
Spotkałem się z tym problemem w taki sposób, że fotografowałem aparaty kopulacyjne kózkowatych z rodzaju Agapanthia. Nie dość że okazy są podobne - zresztą to dlatego jest problem - to jeszcze dochodzą aparaty i zdjęcia. W takim układzie prostym rozwiązaniem wydaje się być ponumerowanie okazów wg jednej numeracji w całym zbiorze i umieszczaniu tych numerów na etykietach. A z kolei tu aż się prosi o skatalogowanie zbioru w bazie danych, chociaż akurat to niekoniecznie, bo wystarczy miec katalogi na poszczególne rodzaje albo miec wszysto w Excelu (co sprowadza się do skatalogowania zbioru tylko nieco inną metodą). W sumie, to nie widzę problemu, bo to jest taki sam stopień trudności, jak poruszanie się po własnym zbiorze w róznych aspektach: pochodzenia okazów, hodowli, miejsca, daty itd.
W czym widzisz trudność, co Cię zaskoczyło w rosnącej ilości preparatów?

Zaskakuje przede wszystkim czas poszukiwania i sprawdzania czy coś mam, czy nie. Jeśli do preparatów zagląda się od czasu do czasu to można sobie poszukać. Przy ciągłej z nimi pracy - traci się masę czasu. Poza tym sama technika wykonywania i numerowania wymusza pewne działania. Wykonując preparat podpinasz etykietkę z jego numerem. Numer musi być unikalny więc jakoś nad tym musisz panować. Robisz potem etykietkę na szkiełko wpisując dane z okazu. Ja do tej pory miałem zasadę, że numer preparatu składa się z roku, miesiąca i dnia wykonania oraz numeru kolejnego np. 2013100712. Tym sposobem kontrolowałem unikalność preparatów bo w jednym dniu przy paru, parunastu najwyżej preparatach można to ogarnąć. Kiedy zaczęło się barwienie, często 24 czy 48 godzinne, część preparatów w glicerynie, po kilku tygodniach dopiero trwałe, kilka preparatów z jednego okazu itp. to zacząłem się zastanawiać że po kolejnym pół roku utonę w tym bałaganie. Obejrzałem sobie parę filmów metodycznych z różnych muzeów i okazuje się, że każde prowadzi przynajmniej papierowy rejestr preparatów (oczywiście elektroniczny zwykle też). I to ma sens. Jeśli za jakiś czas będę miał tysiąc, dwa czy pięć tysięcy preparatów to jak mam się w nich odnaleźć ? Wyjmować szkiełko i czytać etykietki szukając potrzebnego preparatu ? Okazy w gablotach widzisz i szybko znajdziesz potrzebną, na preparatach widać co najwyżej "paproch". Ze względu na powyższe zaprowadzenie rejestru uznałem za uzasadnione i pożyteczne.

Acha!

U siebie w Excelu wprowadziłem kolumnę z nr gabloty i to w jakiś sposób ułatwia odnalezienie okazu. Moze trzeba jeszcze z nr kolumny, np 36.4 lub 36/4? bo w mikrach nawet w jednej kolumnie można się zgubić...
W takim razie do gatunku trzeba dołożyć dwie kolumny: kopulator [0,1], nr gabloty/kolumna [nr,nr] czyli np:
Alabonia superior ... .... .. ..... 1, 36.4
i oczywiscie numery poszczególnych okazów (tu zeby je rozróżnić, a numeracja gablot i kolumn po to, by je sprawnie odnaleźć).

... no i jeszcze - jeśli jest preparat - numer pudełka i numer pozycji w pudełku

Grzegorz Banasiak pisze:... no i jeszcze - jeśli jest preparat - numer pudełka i numer pozycji w pudełku

O tym pisałem w ten sposób: numer gabloty i numer kolumny (albo np nr tacki).

Polskie Forum Entomologiczne