Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Etykietowanie, programy do zarządzania zbiorem, organizacja zbioru.
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

Wstęp

Jak obiecałem w innym wątku opiszę w kilku postach mój sposób ewidencji zbioru. Nie jest to w żadnym wypadku jedynie słuszna metoda, można to robić na wiele innych sposobów, budować złożone i relacyjne bazy danych według potrzeb i celów. Ja wychodzę z założenia, że proste narzędzia są wystarczająco skuteczne i łatwe do opanowania.

Kiedy nasz zbiór mieści się w jednej lub kilku gablotach łatwo się nim posługiwać i w zasadzie baza danych nie jest potrzebna, jednak z czasem zbiory rozrastają się (nawet te amatorskie) do dziesiątek/setek gablot i wielu tysięcy okazów. Orientacja w dużym zbiorze jest już mocno utrudniona a czasem wręcz niemożliwa. Wtedy z pomocą przychodzi nam baza danych. Utworzenie jej w Excelu to najprostszy, w miarę uniwersalny, dostępny i łatwo wymienialny sposób na zgromadzenie danych o posiadanych okazach w jednym miejscu. Poza samą wartością ewidencyjną u możliwiającą łatwe wyszukanie informacji o okazach, warto zadbać, żeby baza stała się przydatna również do innych celów. Poza informacjami o okazach zamieszczonymi na etykietkach można ją łatwo rozbudować tak, żeby zawierała również zestaw innych potrzebnych informacji np. uwagi z hodowli, rośliny, biotopy, pogoda i wszelkich innych informacji potrzebnych do realizacji celów.
Niewątpliwą zaletą Excela jest jednolita struktura pozwalająca na używanie za pomocą komercyjnych narzędzi (Microsoft Excel) ale również bezpłatnych (Open Office, Libre Office itp.). Plik Excela to w zasadzie prosty tekstowy XML skompresowany algorytmem ZIP.
Zaletą komercyjnego Excela jest to, że w pełni obsługuje kod VBA w makrach co pozwala w przyszłości na zwiększenie funkcjonalności bazy.

Struktura mojej bazy podzielona jest na kilka mniejszych lub większych części:
1. Lista gatunków
2. Unikalne dane identyfikacyjne okazu
3. Dane o preparatach
4. Dane taksonomiczne
5. Dane o złowieniu/hodowli
6. Uwagi
7. Wypożyczenia

Na koniec wstępu chciałbym podkreślić bardzo ważną rzecz dotyczącą wszelkich baz danych - ich zabezpieczanie. Praca, którą wkładamy we wprowadznie danych do bazy w przypadku awarii dysku czy komputera może ulec destrukcji. Należy zatem bazy danych zabezpieczać w całości po każdej edycji. Można to robić na wiele sposobów, kopiując dane na zewnętrzne nośniki (odradzam pendrive jako mało stabilne i dość często ulegające awarii) np. dyski twarde, Google drive. Ja dodatkowo wysyłam kopie baz danych na dwa emaile, w historii zostawiam trzy ostatnie, resztę systematycznie usuwam. Awaria kilku źródeł jednocześnie jest mało prawdopodobna więc w razie nieszczęścia jakąś kopię na pewno uda się odzyskać.
Załączniki
ExcelDatabase.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (680.63 KiB)
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

Lista gatunków

W zakładce "SpeciesList" umieściłem listę gatunków wszystkich motyli Polski według ostatniej Checklisty. Jest ona pomocniczym elementem, umożliwia kopiowanie nazw gatunków wraz z autorami. Nazwiska autorów często zawierają niestandardowe znaki więc kopiowanie ułatwia proces wprowadzania danych. Dodatkowo przy każdym gatunku z głównego arkusza zbioru sumuję ilość posiadanych okazów. To pozwala na szybką orientację czy mam jakiś gatunek w zbiorze czy nie. Można sobie w wykazie umieścić jedynie tę grupę gatunków, którą się zajmujemy albo zrobić kilka arkuszy dla każdej grupy oddzielnie. Excel może obsługiwać pliki z ponad milionem wierszy więc przy amatorskich zbiorach może być trudno w pełni wykorzystać jego możliwości :)
Nowe gatunki dopisuję na końcu wykazu. Dodatkowo na kolumnie 'Family' mam ustawione filtrowanie, żeby szybciej wyszukiwać dane z określonej rodziny.
Załączniki
SpeciesList.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (359.21 KiB)
SpeciesList1.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (239.02 KiB)
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

Unikalne dane identyfikacyjne okazu

Każdy rekord w bazie danych (tu okaz) musi mieć unikalny identyfikator, który umożliwi łatwe jego odnalezienie. Jest to nic innego jak numer okazu. Co ważne należy unikać gromadzenia na jednej szpilce kilku okazów, zdarza się to nawet w muzeach. Bywa to źródłem kłopotów w ustaleniu którego okazu dotyczy informacja, preparat, opis.
W większości muzeów numer okazu składa się z prefixu (literowe oznaczenie) oraz numer kolejny (cyfry lub mieszanka liter i cyfr). Ponieważ docelowo mój zbiór trafi do jakiegoś muzeum przyjąłem takie samo rozwiązanie. Prefix - GBPL (inicjały+PL) i numer okazu - D00000 (D-dry okaz suchy, S-slide preparat, W-wet okaz przechowywany na mokro). Każda numeracja zaczyna się od 00001 i jej ciągłość jest kontrolowana.
Zarówno etykiety gatunkowe w tackach, jak i indywidualne okazy nazwy i numery mają zakodowane w kodach kreskowych. Ja używam typu Data Matrix - który jest wykorzystywany przez niemal wszystkie muzea, tylko nieliczne zdecydowały się na QR code albo Mini QR code. W Herbariach używają też kodów 1D, Code39 albo Code128 (dlatego właśnie te kody zostały zaimplementowane w EntomoLabels).
Kody kreskowe to bardzo wygodna rzecz przy wszelkich inwentaryzacjach czy wypożyczeniach/zwrotach. Od ich odczytania można używać telefonu ale znacznie lepszym rozwiązaniem jest korzystanie z czytnika. Przetestowałem kilka modeli, niestety żaden nie sprawdził się do końca. Kody są małe i leżą blisko siebie, większość czytników sobie z tym nie radzi. Szukam optymalnego modelu, na razie takiego nie znalazłem. Używam czytnika nie daltego że muszę ale tworzenie oprogramowania wymaga, żeby mieć odpowiednie narzędzia.
Załączniki
SpecimenID.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (216.87 KiB)
gablota.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (564.61 KiB)
wojtas
Posty: 1480
Rejestracja: piątek, 24 września 2004, 21:59
UTM: VT79
Lokalizacja: Świecko

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: wojtas »

Grześku a czy w twojej bazie nie ma kolumny na temat gabloty w której się znajduje okaz?
Przy większej ilości gablot jest to chyba rozwiązanie przyspieszające szukanie.
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

Jeszcze do tego nie doszliśmy... :)
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

Dane o preparatach

Dwa zasadnicze rodzaje preparatów mają odrębną numerację. Preparaty mikroskopowe na szkiełkach (S00000) oraz preparaty mokre (gliceryna, alkohol - W00000). W przypadku preparatów mikroskopowych jest to poza numerem zastosowane medium oraz użyty barwnik, w przypadku preparatów mokrych numer oraz medium. Jeśli preparaty były wykonane z okazów suchych to taki okaz ma również swój numer okazu. Jeśli natomiast okazu brak a preparaty wyknano z materiałów np. samołówkowych to nie ma numeru okazu, jest tylko numer preparatu i pozostałe dane.
Proszę zwrócić uwagę, że wszystkie dane są umieszczone w jednym wierszu, dzięki temu wszystko co dotyczy tego okazu mamy od razu dostępne.
Preparaty układam kolejno numerami i w kolejnych pudełkach, dzięki temu łatwo można do nich dotrzeć bez konieczności zapisywania numeru pudełka. Wystarczy, że na pudełku oznaczam zakres numerów 1..100, 101..200 ... itd. Oczywiście jeśli preparaty układa się systematycznie to nie da zię zachować kolejności numeracji - wtedy dodatkowa kolumna z numerem pudełka jest potrzebna.

Edit: oczywiście na szpilce pod okazem jest etykietka z numerem preparatu (kremowa w moim przypadku)
Załączniki
IMG_20230305_203735.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (740.94 KiB)
1678045184488.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (499.2 KiB)
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

Dane taksonomiczne

Dane taksonomiczne w bazie to kwestia otwarta. Ja używam rodzina, rodzaj, gatunek, autor - ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby rozbudować je o dodatkowe kolumny poszerzające dane. Czy jest to konieczne każdy musi sobie sam odpowiedzieć. U chrząszczy często stosuje się podrodzaj, można dodać plemię, co kto potrzebuje i jest to proste do zrobienia zarówno w początkowym etapie jak również w późniejszym czasie.
Załączniki
taxa.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (685.24 KiB)
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

Dane o złowieniu/hodowli

Zasadnicze dane to kraj, miejsce, UTM, stadium zebrane (w przypadku imagines pole zostawiam puste) i data zebrania (tego stadium!) oraz legit - czyli kto zebrał. W przypadku hodowli podaję roślinę/substrat na którym hodowano okaz, ex - pomocniczo (e.o., e.l., e.p. później napiszę po co to potrzebne), data wylęgu oraz kto hodował. W sumie proste informacje.


Uwagi

W pole uwagi wpisuję wszelkie istotne dane na które nie ma oddzielnych kolumn np. konieczna weryfikacja, wykorzystano w publikacji, okaz znaleziony martwy, dane użyte w Checklist 2001-2010 itp.
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

Wypożyczenia

Często zdarza się, że pożyczamy komuś okazy albo sami pożyczamy do badań. W bazie danych mam pięć kolumn przechowujących informacje o tych faktach.
Wypożyczone od, data wypożyczenia, data zwrócenia, termin zwrotu oraz notatki. W kolumnie termin zwrotu podaję umówiony termin zwrotu okazu, to pozwala szybko ustalić co jest pożyczone i do kiedy mamy czas na zwrot. W notatkach opisuję stan okazu cel wypożyczenia oraz ewentualne zgody na np. wykonanie preparatu, ustalenia z wypożyczającym itp. Warto, żeby okazy wypożyczane miały dodatkową etykietkę w jakimś kolorze (ja używam jasno niebieskiego) z informacją komu i w którym roku okaz wypożyczałem.
Załączniki
loans.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (372.21 KiB)
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

I to już wszystko. Prawda, że proste ? :)

Zakres danych każdy musi sobie ustalić indywidualnie, wydaje się jednak, że do ewidencji zbioru Lepidoptera powinno wystarczyć to co opisałem. Układ gablot rodzinami i alfabetycznie w gablotach pozwala łatwo odnaleźć potrzebne okazy ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby dodać kolumnę z numerem gabloty. Trzeba jednak pamiętać, że przy rozrastającym się zbiorze tacki czy okazy są często przekładane i konieczne bywa ciągłe poprawianie tych danych.

Taka organizacja bazy umożliwia włączanie do zbioru nieoznaczonych okazów, wystarczy, że mają nadany numer okazu, dane taksonomiczne uzupełnia się po oznaczeniu. To bardzo duża wygoda i wyraźnie widać ile mamy okazów wymagających oznaczenia.

Kolejna rzecz to możliwość eksportu danych do CSV i błyskawiczne tworzenie etykietek w EntomoLabels - dlatego właśnie potrzebna była kolumna Ex (e.o. e.l. e.p.) żeby łatwo było to zaimportować do EntomoLabels. W nowej wersji znacznie rozbudowaliśmy możliwości importu, dodano prefixy i postfixy do pól, wiem, wiem... brzmi niezrozumiale ale w razie potrzeby mogę pomóc w tworzeniu szablonów importu. Warto się tego nauczyć bo to naprawdę usprawnia tworzenie etykietek.

Szukajcie własnych rozwiązań, wzorujcie się na tym co ja zrobiłem i nie komplikujcie prostych rzeczy.
goościu
Posty: 432
Rejestracja: sobota, 9 marca 2013, 11:49
Lokalizacja: Podkarpackie

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: goościu »

Grzegorz Banasiak pisze:Od ich odczytania można używać telefonu ale znacznie lepszym rozwiązaniem jest korzystanie z czytnika.
Domyślam się, że problemem nie jest samo odczytywanie, tylko ewentualne tworzenie listy treści odczytanych kodów, bo tak rozumiem wykorzystanie tych kodów do inwentaryzacji. Tutaj bardziej przydatne są numery poszczególnych okazów, bo nazwy gatunkowe w formie kodu są chyba mało użyteczne.
Samo odczytanie chyba nie jest problemem, bo nawet z zamieszczonej fotki nie było dla telefonu wyzwaniem, specjalnie sprawdziłem.
Załączniki
Screenshot_2023-03-06-08-26-52-07_965bbf4d18d205f782c6b8409c5773a4.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (283.85 KiB)
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

W przypadku kodów 2D decyduje wielkość kodu. Jeśli informacji będzie za dużo trzeba powiększyć rozmiary kodu żeby dało się go odczytać. Etykietki należy drukować na laserówkach, atramentówki w zasadzie się nie nadają, atrament jest dość nietrwały i szybko blaknie. Żeby sprawdzić jaki zakres danych można zakodować w data matrix można zrobić test w EntomoLabels, numer okazu koduję w rozmiarze 5,5x5,5mm na osobnych etykietkach, dla nowych okazów można drukować bezpośrednio z kodem na jednej to kwestia odpowiedniego szablonu. Wieczorem jak będę w domu pokażę taki przykładowy szablon umożliwiający importowanie danych z bazy oraz szablon automatycznie generujący numery okazów. Ja sobie je drukuję setkami (mieszczą się na arkuszu A6), wycinam jeden i po wykorzystaniu etykietek wycinam następny itd. Zaletą tego rozwiązania jest brak konieczności ciągłego sprawdzania który numer ma być następny.

Niektóre muzea kodują więcej informacji niż tylko numer okazu jednak karykaturalnie duży kod pod okazem zajmuje sporo miejsca. W przypadku okazów zielnikowych miejsca jest dosyć ale np. przy pasynkach ;-) mamy gigantyzm ;-)
Korzyści z kodów dobrze widać przy wypożyczeniach. Wybierasz z gablot to co trzeba a potem tylko czytnikiem czytasz i drukujesz rewers. Przy zwrocie - w drugą stronę.

Generalnie taka baza danych jest niemal jak notatnik terenowy z możliwością szybkiego wyszukiwania i filtrowania. Trudno tu nawet opisać wszystkie możliwości.

PS. do inwentaryzacji zaczytujesz gatunek i potem wszystkie okazy po kolei ale sposoby działania każdy musi sam określić bo nie ma jednej jedynie słusznej idei. Być może warto porozmawiać o zaletach i wadach różnych rozwiązań na sympozjum.
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

Zapowiadany przykład szablonów, zarówno do bezpośredniego tworzenia etykietek jak i do importu wraz z końcowym efektem. Zaimportowanie danych i utworzenie dowolnej ilości etykietek zajmuje minutę, może dwie.

Przy mikrach istotne jest jednolite nabijanie etykietek na szpilkę dlatego stosuję na szablonach punkty pomocnicze do nabijania, wtedy łatwiej układać w tackach i więcej się zmieści. Jeśli ktoś lubi zbiór "nieuczesany" to może nabijać "na oko".
Załączniki
Przykładowe etykietki wprowadzane "ręcznie".
Przykładowe etykietki wprowadzane "ręcznie".
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (146.08 KiB)
Szablon importu.
Szablon importu.
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (193.27 KiB)
Efekt importu z mojej bazy danych
Efekt importu z mojej bazy danych
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (251.15 KiB)
Awatar użytkownika
Adam Larysz
Posty: 2133
Rejestracja: wtorek, 3 lutego 2004, 11:43
Lokalizacja: Mysłowice/Bytom
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Adam Larysz »

Grzesiek, super zorganizowany zbiór, brawo! :ok:

W Muzeum w Bytomiu podobnie tworzymy bazy danych okazów w Excelu, każdy okaz ma swój unikalny numer poprzedzony prefiksem, który jest numerem inwentarzowym. Ale etykietę z kodem QR postanowiliśmy umieszczać jako ostatnią, ale kodem do dołu, bo jest to praktyczne, gdyż ułatwia to zczytywanie - wystarczy złapać złapać okaz na szpilce i podłożyć pod czytnik stający na biurku.

Pozdrowienia dla wszystkich :hi:
Załączniki
gora.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (861.6 KiB)
spod.jpg
Pokaż obraz w oryginalnym rozmiarze (549.13 KiB)
Awatar użytkownika
Grzegorz Banasiak
Posty: 4470
Rejestracja: poniedziałek, 2 lutego 2004, 23:27
UTM: DC45
Lokalizacja: Skierniewice
Podziękował(-a): 2 times
Podziękowano: 1 time
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Grzegorz Banasiak »

Metoda ciekawa i fajnie, że ją pokazałeś. Przy odczycie jednego kodu w zasadzie każdy czytnik 2D sobie radzi dobrze ale przy wybranym kodzie z kilku leżących obok siebie już nieliczne.

To jest kod Datamatrix a nie QR.
Awatar użytkownika
Adam Larysz
Posty: 2133
Rejestracja: wtorek, 3 lutego 2004, 11:43
Lokalizacja: Mysłowice/Bytom
Kontakt:

Re: Baza danych do ewidencji zbioru (na przykładzie Lepidoptera)

Post autor: Adam Larysz »

No tak, zgadza się, ale u nas od początku wszyscy mówią kod QR... :D
ODPOWIEDZ

Wróć do „Programy, etykietowanie, układ zbioru”