Jak zorganizować zbiór Microlepidoptera

[Grzegorz Banasiak]

W założeniu każdy amatorski zbiór zostanie docelowo przekazany kolejnemu pokoleniu entomologów lub do Muzeum. Warto zadbać od początku o jego prawidłową i wygodną organizację oraz związaną z nim komputerową bazę danych. Informacje z bazy danych są często kopalnią danych bionomicznych ułatwiających poszukiwanie materiału do hodowli. Kiedy w zbiorze są już tysiące okazów porządkowanie jest bardzo czasochłonne. Dlatego warto od początku robić to dobrze. Ten wątek pokaże jak zorganizowany jest mój zbiór, jak etykietowany i jak prowadzona baza danych w arkuszu Excela, plik będzie można pobrać do własnego użytku. Pokażę też zdjęcia gablot i tacek - mam nadzieję, że będzie to jakaś inspiracja dla rozpoczynających przygodę z Microlepidoptera.

[Grzegorz Banasiak]

1. SZAFY

Używam szaf o pojemności 10 gablot z drzwiczkami zamykanymi na kluczyk (ważne przy małych dzieciach, wnukach), wyposażonymi w uszczelkę gumową. Szafy można ustawiać jedna na drugiej, ze względu na wysokość standardowych pomieszczeń można ustawić blok złożony z trzech takich szafek . Można też ustawić je jako podstawę do dużego blatu na którym możemy pracować czy wypełnić przestrzeń pod skosami dachu w pomieszczeniach na poddaszach.
Można korzystać z większych szaf, na dwadzieścia albo trzydzieści gablot jednak są one duże i nie dają zbyt dużych możliwości aranżacji pracowni, szczególnie jeśli nie są to duże pomieszczenia.
Szafy mogą być wykonane z płyt meblowych o różnej barwie i fakturze, można je dostosować do już posiadanego umeblowania. Uszczelka drzwiczek zapewnia dodatkowe uszczelnienie, również w przypadku gdy dezynfekujemy zbiór chemicznie.
Żeby nie być posądzonym o reklamę nie będę pisał gdzie kupiłem szafy czy gabloty.

[Grzegorz Banasiak]

2. GABLOTY

Korzystam ze standardowych 50x40cm, przez lata nagromadziłem kilka ich typów. To na co warto zwrócić uwagę to rozmiary wewnętrzne - często ścianki gablot są różnej grubości i mogą się zdarzyć problemy z umieszczeniem w gablocie tacek. I druga bardzo ważna cecha to wcięcia z boku ułatwiające otwarcie wieka. Kiedyś tych wcięć nie robiono i otwieranie takich gablot jest dość stresujące. Jeśli macie takie gabloty warto zrobić te wcięcia u jakiegoś znajomego stolarza. Rodzaj drewna użytego do wyprogukowania gablot nie ma większego znaczenia, ważne, żeby było to drewno wysuszone i niepodatne na odkształcenia. W zasadzie sosna odpada chociaż mam kilkanaście takich gablot (z czasem je wymienię). Obecnie kupuję głównie gabloty lipowe, chyba najlżejsze i stosunkowo tanie.

Gałeczka w gablocie to rzecz konieczna, bez niej wysunięcia gabloty z szafy bywa trudne. Jeśli chodzi o dodatkowe metalowe ramki z opisem to są wygodne i łatwo wymienić opis. Niektórzy stosują papier samoprzylepny z opisem. Ja używam zarówno ramek metalowych lub grawerowanych płytek z laminatu przyklejonych do gabloty dwustronną taśmą klejącą. W mojej ocenie najwygodniejsze są ramki na opis.

[Grzegorz Banasiak]

3. TACKI

Tu problem jest szerszy. Przy drobnych motylach jest to naprawdę duża wygoda. Przeorganizowanie zawartości gabloty trwa chwilę, bez problemu można dodawać tacki dla kolejnych gatunków, zmieniać kolejność czy dodać kolejną tackę (lub zamienić na większą) gdy okazów mamy coraz więcej. Można też ułożyć tacki dla wszystkich gatunków z rodziny, nawet jeśli nie mamy jeszcze okazów i wpinać je w miarę pozyskania. Ma to też aspekt psychologiczny kiedy patrzymy na puste tacki bardziej nas to dopinguje do intensywniejszych poszukiwań. Tacki kartonowe do samodzielnego składania są dostępne w handlu. Zwykle jest to 8 lub 16 tacek na gablotę. Ja używam samodzielnie robionych z tektury introligatorskiej oklejonej matową białą folią samoprzylepną odporną na octan. Daje mi to możliwość kreowania zawartości gabloty wg własnego uznania. Jeśli ktoś ma możliwość korzystania z lasera CO2 (do cięcia tektury) i maszyny do nacinania folii to może się w to pobawić. Chociaż jest to pracochłonne to jakość tacek bije na głowę wszystkie dostępne w handlu, również za granicą. Jakiś czas temu w jednej tacce przechowywałem okazy kilku gatunków (zdjęcie), wynikało to z używania dość dużych tacek i oszczędności miejsca w gablotach, ta część zbioru czeka jeszcze na więcej czasu, żeby uporządkować ją wg nowych zasad. Niestety doba ma tylko 24 godziny
Można również - jeśli nie korzysta się z tacek - podłoże piankowe podzielić na prostokąty i w nich układać okazy ale wyobraźcie sobie ogrom pracy jeśli trzeba dodać dwa nowe gatunki ? Ile przepinania i możliwości przypadkowego uszkodzenia okazów!

Żeby uniknąć zbyt częstej reorganizacji można w gablocie dodać jedną "pustą" tackę odwróconą do góry dnem i wykorzystać to przy dodaniu nowego gatunku albo większej ilości okazów.

Kartonik z nazwą gatunku wsuwam pomiędzy ściankę tacki a piankę, jest to rozwiązanie stosowane w wielu muzeach. Oszczędza też miejsce w tacce. Kiedyś wydruki przygotowywałem w Wordzie albo Corelu, teraz wszystko da się wygodnie zrobić w EntomoLabels. Kolejność ułożenia tacek w gablotach to już kwestia indywidualna, można to robić systematycznie lub alfabetycznie. W mojej ocenie łatwość wyszukiwania jest ważna więc ja układam alfabetycznie w rodzinach: rodzaj i gatunek.

[Grzegorz Banasiak]

4. NUMERACJA OKAZÓW

Bazy danych mają to do siebie, że każdy rekord musi być łatwo i jednoznacznie identyfikowany. W tym celu każdy okaz powinien mieć nadany unikalny numer. Nie powinno się stosować jednego numeru dla kilku okazów (co często stosują niektóre muzea) np. numer próbki, numer połowu albo co gorsze na jednej szpilce jest wiele okazów. To powoduje szereg perturbacji związanych z identyfikacją konkretnego okazu np. w publikacjach. Zdarzało się, że na kartoniku było naklejonych kilka małych chrząszczy a po latach okazywało się, że są to odrębne gatunki w tym typy. A co zrobić jeśli mamy kilka okazów tego samego gatunku z tej samej daty i miejsa ? Jak je odróżnić bez numerów ? Przecież etykietki i wygląd są takie same ! Wprawdzie da się z tym żyć ale można przecież lepiej. Przez parę lat - konsultując różne opcje EntomoLabels - korespondowałem z kustoszami i osobami zajmującymi się digitalizacją zbiorów z różnych muzeów i ten problem był podnoszony jako duży kłopot.
W muzeach ze względu na ogromne ilości okazów stosuje się barkody kodujące numer okazu, żeby zautomatyzować proces szybkiego wyszukiwania danych i ja również zdecydowanie polecam to rozwiązanie. Większość muzeów korzysta z kodu Data Matrix, nieliczne z QR code, w herbariach koszysta się również z kodów 1D np. Code 39 czy Code 128. Wszystkie one są możliwe do użycia i wygenerowania w EntomoLabels. Nie jest to absolutna konieczność ale kiedyś przekazując zbiór i bazę danych do muzeum będzie on - poza zdjęciami - w pełni zdygitalizowany.
Numery okazów (Specimen ID) są zwykle cyfrowe często jednak stosuje się dodatkowe oznaczenie muzeum (Prefix) i łączy to w jeden numer np. NHMUK123203229322.
Ja stosuję prefix GBPL oraz numery:
D00001... - dla okazów suchych (D od dry)
S00001... - dla preparatów mikroskopowych (S od slide)
W00001... - dla okazów mokrych np. alkohol, gliceryna (W od wet)
Drukuję arkusze etykietek z numerami i dodając okazy do zbioru wycinam kolejną z numerem i podpinam pod okaz jako ostatnią. W ten sposób unikam kłopotów z kontrolowaniem numerów, żaden się nie powtórzy a kiedy się kończą dodrukowuję kolejne arkusze z następną partią numerów. Więcej napiszę przy opisie etykietowania.

[Grzegorz Banasiak]

5. OD PREPAROWANIA DO OZNACZANIA

Złowione i spreparowane okazy pozostawiam na rozpinadłach do późnej jesieni kiedy zabieram się za etykietowanie, oznaczanie i włączanie do zbioru. Takie rozwiązanie wymusza posiadanie dość dużej ilości rozpinadeł. W sezonie warto jednak całą aktywność skierować na hodowlę, łowienie i preparowanie a na resztę czynności przeznaczyć okres późnojesienny i zimowy.
Zdjęte z rozpinadeł i zaetykietowane okazy umieszczam w tackach i przejściowych gablotach "do oznaczenia", nawet jeśli część gatunków jest łatwa do oznaczenia. Następnie po kolei wyjmuję po jednej tacce (tacki te mają wieczka umożliwiające ich zamknbięcie, żeby zabezpieczyć okazy przed przypadkowym uszkodzeniem) i oznaczam okazy, nadaję numery, wprowadzam do bazy i na końcu umieszczam we właściwym miejscu zbioru. Dość często konieczne jest wykonanie preparatów genitalnych mam więc dodatkowe kilka tacek z wieczkami w których umieszczam okazy będące w procesie oznaczania. Okazy z których wykonuję preparaty genitalne mają podpięte na szpilce etykietki z numerem roboczym, który również znajduje się na szkiełku z preparatem aż do momentu oznaczenia. Wtedy następuje ostateczne zaetykietowanie preparatu, nadanie mu numeru i włączenie do zbioru preparatów.

[Grzegorz Banasiak]

6. ETYKIETOWANIE

Jak pisałem wcześniej poza standardową etykietką z danymi połowu/hodowli okaz może otrzymać etykietkę z numerem preparatu (mokrego lub stałego) oraz etykietkę z numerem okazu. Do etykietek z numerem preparatu mokrego używam lekko błękitnego papieru a do etykietek z numerem preparatu stałego lekko kremowych. To pozwala łatwo określić jakiego rodzaju preparaty są w zbiorze dla konkretnego okazu/gatunku. Etykietka z numerem okazu jest tak umieszczona, że cały kod jest widoczny i łatwy do skanowania za pomocą czytnika lub telefonu, nawet przez szybę gabloty.
Preparaty wykonane z okazów z samołówek albo pozyskanych w inny sposób gdzie jakość okazu nie nadaje się do preparowania mają w tackach standardowe szpilki z etykietką o miejscu i dacie połowu oraz numerem preparatu.
Do preparatów stałych na szkiełku używam białego papieru 120g, który przyklejam do szkiełka za pomocą kleju introligatorskiego. Jego skuteczność jest bardzo dobra, trwałość również.

[Grzegorz Banasiak]

7. BAZA DANYCH

Jako bazy danych używam arkusza Excela, może to być zarówno komercyjny Microsoft Excel jak i jedna z darmowych alternatyw Libre Office Calc czy Open Office Calc. Można całość zbioru przechowywać w jednym pliku lub tworzyć oddzielne pliki dla poszczególnych rodzin. Drugie rozwiązanie wydaje mi się lepsze i ja tak właśnie robię. Jeśli dodatkowo w kolumnach dodamy filtry to możliwość wyszukiwania i filtrowania danych jest niemal nieograniczona.

Kolumny arkusza:
SpeciemenID - numer okazu
SlideID - numer preparatu stałego
WetID - numer preparatu mokrego
Family - rodzina
Sex - płeć M-male, samiec, F-female, samica
Genus - rodzaj
Species - gatunek
Author - autor, rok opisu
dla innych rzędów można dodać opcjonalnie podrodzaj, podgatunek i inne niezbędne kolumny

Country - kraj
UTM - wiadomo
Place - miejscowość, miejsce, lokalizacja
CollStage - stadium zebrane (Imago, Larva, Ovo, Pupa...)
CollData - data zebrania
Legit - nazwisko zbieracza
SubstratRoślina - w przypadku hodowli pokarm podawany
DataWylegu - wiadomo
Hodował - kto prowadził hodowlę
Note - notatki, kto oznaczył, preparował itp.

Celowo pomieszałem tu nazwy kolumn angielskie z polskimi - można je nazywać wg własnego uznania

W przypadku wypożyczania warto w bazie danych odnotować te fakty i w pełni kontrolować co i komu lub co i od kogo wypożyczono
WypożyczoneOd - od kogo wypożyczono okaz
WypożyczoneDla - komu wypożyczono okaz
DataWypożyczenia - data wypożyczenia
DataZwrotu - data zwrotu
WypożyczenieNotatki - uwagi i notatki odnośnie wypożyczeń

Ten prosty arkusz pozwala na łatwą orientację co mamy w zbiorze a dodanie dodatkowych kolumn pozwoli na jeszcze bardziej szczegółowe dane zależne od potrzeb. Obecnie w jednym pliku można przechowywać dane o ponad milionie okazów więc na potrzeby amatorskie w zupełności to wystarcza. O czym warto i trzeba pamiętać? Przede wszystkim o zabezpieczaniu pliku, można też co jakiś czas dodrukować wprowadzone dane i przechowywać je również w wersji papierowej.

[Grzegorz Banasiak]

Załączam pusty plik Excela, można go zmodyfikować do swoich potrzeb wg uznania.

Wstępnie to koniec ogólnego opisu. Jeśli jest wola dyskusji czy pytań - to zapraszam.

[admin]

Ponieważ na forum nie można dodawać plików Excela

To kwestia dodania rozszerzenia do plików dozwolonych. Dodałem .xlxs i już można.
Gdyby ktoś miał z tym problem w przyszlosci i chciał dodac jakiś specyficzny plik to proszę pisać.

[Grzegorz Banasiak]

OK, poprawiłem post i dodałem plik.

[Przemek Zięba]

Twój wpis, a raczej wpisy, są tak szczegółowo wyczerpującymi, że z powodzeniem powinno się je zastosować do wszelkich zbiorów entomologicznych niekoniecznie motyli. Opis jest bardzo wyczerpujący, ale i zarazem bardzo przystępnie napisany. Rzekłbym bardzo uniwersalny, super

[Grzegorz Banasiak]

Twój wpis, a raczej wpisy, są tak szczegółowo wyczerpującymi, że z powodzeniem powinno się je zastosować do wszelkich zbiorów entomologicznych niekoniecznie motyli. Opis jest bardzo wyczerpujący, ale i zarazem bardzo przystępnie napisany. Rzekłbym bardzo uniwersalny, super  

Jest jeszcze kilka zagadnień niby banalnych ale wartych omówienia. Mam nadzieję, że pojawi się dyskusja i będzie można je przywołać. To co napisałem to raczej ogólniki, każdy przyzwyczaja się do jakiegoś schematu pracy, kolejności, sprzętu, oprogramowania - dlatego nie wchodziłem w szczegóły. Często określone działania wymusza specyfika grupy np. w Coleophoridae, którymi ostatnio dość intensywnie się zajmuję, niemal wszystkie łowione okazy wymagają preparatów genitalnych. To zabiera masę czasu ale jest też wiele przyjemności.

[goościu]

W części 5. na fotce rozpinadeł da się zauważyć wystający spod każdego z nich element z dwoma otworami - jakie jest jego przeznaczenie?
Czy dobrze się domyślam, że na fotce w części 3. jest gablotka z Nepticulidae?

[Grzegorz Banasiak]

W części 5. na fotce rozpinadeł da się zauważyć wystający spod każdego z nich element z dwoma otworami - jakie jest jego przeznaczenie?

Te otworki pozwalają przypiąć szpilkami rozpinadło do podłoża, np. jeśli nie masz specjalnego pudełka na rozpinadła możesz je przypiąć w każdym innym i bezpiecznie przewozić.
Ja używam takich jak na zdjęciu. Zmieści się do nich 12 rozpinadeł lub 10 - jeśli są na większe mikra. Można je przewozić bez obawy, że coś się uszkodzi. Ich wysokość jest tak dobrana, żeby przypięte minucjami motyle były bezpieczne.

Edit: mają z boku listewkę za którą zahacza się rozpinadło i pianka w środku je przytrzymuje. Proste i skuteczne rozwiązanie.

[goościu]

Świetny patent, dzięki!

[gregg]

No cóż, robi to duże wrażenie. Estetyka, przejrzystość i precyzja. Echhhhhh

Małe pytanko w kwestii tacek. Kilka lat temu pokazywałeś tu na forum tutorial jak robisz tacki i wtedy miały one chyba inne wielkości.
Bodajże do standardowej gabloty 50x40 mieściło się ich 4 w poziomie i 7 w pionie lub ich połówki (odpowiednio 8 i 7). Teraz wygląda to u Ciebie trochę inaczej.
Czemu zatem zmieniłeś "system"? Tamte się nie sprawdziły w zbiorze z mikrusami?

Pozdrawiam

[Grzegorz Banasiak]

No cóż, robi to duże wrażenie. Estetyka, przejrzystość i precyzja. Echhhhhh
Małe pytanko w kwestii tacek. Kilka lat temu pokazywałeś tu na forum tutorial jak robisz tacki i wtedy miały one chyba inne wielkości.
Bodajże do standardowej gabloty 50x40 mieściło się ich 4 w poziomie i 7 w pionie lub ich połówki (odpowiednio 8 i 7). Teraz wygląda to u Ciebie trochę inaczej.
Czemu zatem zmieniłeś "system"? Tamte się nie sprawdziły w zbiorze z mikrusami?
Pozdrawiam

Tamte dalej mam ale później starałem się zoptymalizować wykorzystanie miejsca w gablotach i zmieniłem układ na 6x4 i 6x5 sztuk i dodatkowo dwa razy mniejsze plus wielokrotności. Wynika to z tego, że jeśli masz mało okazów jakiegoś gatunku to szkoda miejsca na "wielką" tackę, lepiej użyć mniejszej. Stąd poszukiwania optymalnego rozwiązania. Zmiany wymusiły również zmienne rozmiary wewnętrzne gablot. Praktycznie każdy kolejny zakup gablot oznaczał różne wymiary wewnętrzne. Niejako przy okazji eksperymentowałem z innymi rozmiarami. Jeśli tacki robisz sam to możesz sobie na to pozwolić, przy kupowanych jesteś skazany na te, które są dostępne.

[adam k.]

Grzegorzu, wszystko wygląda profesjonalnie i jak zawsze dopracowujesz detale do najmniejszego szczegółu. Systematyczność prowadzenia zbioru wymaga ogromnej ilości wolnego czasu, dlatego gdzie tylko mogę, to stosuję uproszczenia, nie obniżające standardów. Nie jestem uprawniony do podpowiedzi związanych z wyglądem bazy danych (nie jestem programistą). Eksploatuję bazę zbudowaną na Access-ie, oprócz tabel mam kilka formularzy: systematyka, lokalizacje, matryca, notatki, ułatwiających zapisywanie, wprowadzanie danych (np. pola kombi).
Podobnie jak Ty, materiał opracowuję dość późno po sezonie, nie tracąc czasu, są jednak wyjątki związane z niespodziewanymi gatunkami, które nie cierpią zwłoki. Preparaty mikroskopowe, slajdy przechowujesz w 50-kach, jestem zwolennikiem setek-pudełek stawianych jak książki. To są pierwsze dostrzeżone przeze mnie różnice, niekoniecznie bardzo istotne, aczkolwiek mogą się przydać.

[Grzegorz Banasiak]

Grzegorzu, wszystko wygląda profesjonalnie i jak zawsze  dopracowujesz detale do najmniejszego szczegółu. Systematyczność prowadzenia zbioru wymaga ogromnej ilości wolnego czasu, dlatego gdzie tylko mogę, to stosuję uproszczenia, nie obniżające standardów. Nie jestem uprawniony do podpowiedzi związanych z wyglądem bazy danych (nie jestem programistą). Eksploatuję bazę zbudowaną na Access-ie, oprócz tabel mam kilka formularzy: systematyka, lokalizacje, matryca, notatki, ułatwiających zapisywanie, wprowadzanie danych (np. pola kombi).
Podobnie jak Ty, materiał opracowuję dość późno po sezonie, nie tracąc czasu, są jednak wyjątki związane z niespodziewanymi gatunkami, które nie cierpią zwłoki. Preparaty mikroskopowe, slajdy przechowujesz w 50-kach, jestem zwolennikiem setek-pudełek stawianych jak książki. To są pierwsze dostrzeżone przeze mnie różnice, niekoniecznie bardzo istotne, aczkolwiek mogą się przydać.

Preparaty przechowuję w 100-tkach ale mam kilka 50-tek do doraźnego użytku (porządkowanie, przeglądanie, porównywanie itp.).